Планирование рабочего времени секретаря

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ

Оперативное планирование

СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ

РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

Работа секретаря руководителя организации, имеет свои специфические особенности:

• функции и обязанности секретаря-референта чрезвычайно разнообразны ;
• рабочий день секретаря руководителя любой организации весьма насыщен ;
• секретарю постоянно приходится параллельно выполнять несколько поручений, несколько видов работ одновременно;
• рабочий день секретаря во многом зависит от различных внешних факторов - сверхурочных заданий, незапланированных событий и т. п.;
• особые условия работы: постоянные телефонные звонки, вызовы, визиты посетителей и т. п.;
• секретарь должен ничего не забывать , ничего не упускать из внимания , никогда не опаздывать . Вместе с тем люди, окружающие секретаря, могут не всегда быть достаточно пунктуальными.

Подобная специфика секретарской деятельности, с одной стороны, чрезвычайно повышает важность планирования , необходимость наличия четкого плана работы, с другой стороны - чрезвычайно это затрудняет.

ВИДЫ РАБОТ

Всю работу, выполняемую секретарем в течение каждого дня, можно с некоторой долей условности подразделить на:

Постоянная, повторяющаяся изо дня в день работа:

• регистрация документов,
• копирование документов,
• машинописные работы,
• формирование документов,
• организация утреннего оперативного совещания,
• утренний и вечерний доклады руководителю и т.д.

повторяющуюся

неповторяющуюся

Повторяющуюся работу целесообразно выполнять в одно и то же определенное время .

Для планирования повторяющейся, однотипной работы разрабатывается схема рабочего дня секретаря.

СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ

При составлении схемы рабочего дня желательно учитывать некоторые особенности:

• наиболее благоприятное время для выполнения особо трудных или творческих заданий - это отрезок с 10 до 12 часов .
• затем следует некоторый спад активности .
• во второй половине дня работоспособность наиболее высока с 14 до 17 часов .

• после 17 часов накапливается усталость и внимание неуклонно падает, поэтому нежелательно начинать кропотливую работу, требующую сосредоточенности, после 18 часов.

СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ

Распорядок рабочего дня секретаря должен быть максимально удобен для руководителя и других сотрудников офиса.

Поэтому при разработке схемы рабочего дня необходимо учитывать следующие основные факторы :

• распорядок дня руководителя, поскольку планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя, недельным графиком работы;
• привычки и стиль работы руководителя;
• правила внутреннего трудового распорядка организации;
• график поступления в организацию документов и информации.

СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ

Рабочий день секретаря принято делить на четыре неравных по продолжительности этапа :

Начало рабочего дня

Вторую половину рабочего дня

Первую половину рабочего дня

Конец рабочего дня

Выделение непродолжительных по времени начала и конца рабочего дня объясняется их важностью, в частности, в планировании работы руководителя и секретаря.

СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ

Начало рабочего дня:

• прийти на работу не менее чем за 20-25 мин. до прибытия руководителя или до начала работы офиса (в зависимости от того, что происходит раньше);
• проверить состояние рабочего места руководителя и своего рабочего места;
• уточнить дату на календарях, время на часах;
• включить или переключить на дневной режим работы офисную технику;

• просмотреть план работы на предстоящий день, подобрать в соответствии с планом необходимые документы и дела;
• по прибытии руководителя уточнить план работы на текущий день, содержание намечаемых мероприятий.
• записать поручения и указания руководителя.

СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ

Конец рабочего дня:

• наметить (желательно совместно с руководителем) план работы на следующий день;
• напомнить соответствующим службам и должностным лицам о мероприятиях, намеченных на следующий день (прием делегации, проведение совещания и т. д.);

• записать поручения и указания руководителя;
• если руководитель отбыл из офиса, привести в порядок его и собственное рабочие места;
• убрать документы в шкафы и сейфы;
• выключить или переключить на ночной режим работы технические средства;
• если руководитель остался работать после окончания рабочего дня, в зависимости от важности проблемы или остаться и продолжать ему помогать, или, получив разрешение руководителя, покинуть офис, обеспечив руководителя необходимыми документами и информацией.

См. Примерная схема рабочего дня секретаря

• Схема рабочего дня разрабатывается, как правило, самим секретарем.

Другие специалисты организации и сторонние эксперты могут привлекаться к этой работе в том случае, если схема является составной частью общего пакета нормативных и нормативно-методических документов, разрабатываемых, например, при проектировании организационной структуры фирмы.

• Разработанный секретарем проект схемы согласовывается с руководителем, а при необходимости и с другими ведущими менеджерами организации. Часто основы графика обговариваются в ходе вводной беседы - инструктажа руководителя с новым секретарем.

• Согласованная схема рабочего дня секретаря утверждается руководителем и может быть включена в обучающую инструкцию секретаря или подобные документы .

• Утвержденную схему необходимо довести до сведения всех сотрудников организации , чтобы они знали, когда приносить документы на подпись руководителю, когда заказывать копии документов, когда приносить письма, чтобы они были отправлены до конца рабочего дня, и т. д.

СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ

Первостепенное значение для успешного планирования неповторяющейся работы секретаря имеют ежедневные беседы с руководителем - краткие (не более 10-15 минут) совещания руководителя со своим секретарем.

Ежедневные планы работы руководителя и секретаря намечаются и корректируются именно на этих встречах.

Желательно проводить такие оперативные совещания два раза в день:

• утром - перед началом рабочего дня или в самом начале рабочего дня;
• вечером - в конце рабочего дня или после окончания работы.

Ежедневно утром руководитель и секретарь обсуждают и уточняют план работы на текущий день, который был намечен накануне вечером.

Вечером подводят итоги дня и намечают план на следующий день.

Большинство мероприятий на конкретный день намечается накануне в конце рабочего дня, во время вечерней беседы секретаря и руководителя.

ЕЖЕДНЕВНЫЕ БЕСЕДЫ С РУКОВОДИТЕЛЕМ

На этих коротких совещаниях руководитель и секретарь:

• обсуждают возникшие проблемы;
• намечают мероприятия для реализации возникших вопросов;
• согласовывают дела, которые могут быть выполнены от имени руководителя через секретаря;
• секретарь докладывает руководителю о состоянии исполнительской дисциплины, о ходе выполнения документов и поручений, находящихся на контроле;
• руководитель дает секретарю различные поручения, задания.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ

Секретарь должен четко представлять важность и срочность каждого поручения.

Опытный секретарь часто сам в состоянии определить приоритетность того или иного дела или поручения.

В остальных случаях секретарь должен попросить руководителя четко установить крайний срок выполнения задания.

Срок должен быть определен точно, т. к. понятие «срочно» достаточно субъективно. Желательно, чтобы у руководителя и секретаря были выработаны единые критерии срочности и важности того или иного дела.

Секретарь, как правило, входит в кабинет руководителя и делает записи в обычном блокноте.

И только вернувшись в приемную, переносит записи в ежедневник.

РЕЗЕРВИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ

Делая записи в ежедневнике, секретарь должен предусмотреть время, необходимое на подготовку и проведение того или иного мероприятия.

Это называется резервированием времени .

Иногда руководитель просто дает секретарю свой ежедневник, и на основании плана рабочего дня руководителя секретарь делает в своем ежедневнике соответствующие записи, предусматривая необходимый резерв времени на каждое мероприятие.

РЕАЛЬНЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ

Намеченный на день план может сорваться по разным причинам:

• недостаток времени на то или иное мероприятие;
• перекрывание одного мероприятия другим;
• организационные или технические затруднения, например, с транспортом или оргтехникой;
• отсутствие или опоздание важного участника мероприятия и т.д.

При возникновении каких-либо сомнений в реальности намеченного плана секретарь должен обязательно проинформировать об этом руководителя .

И не просто отметить нереальность или крайнюю сложность реализации того или иного мероприятия, но предложить вариант решения проблемы.

Секретарь не должен соглашаться выполнять работу в установленный руководителем срок, если заранее понимает, что сделать это невозможно.

КОРРЕКТИРОВКА ПЛАНА

В реальной обстановке постоянно возникают ситуации, приводящие к отклонениям от дневного плана работы

Руководитель не должен заниматься оперативной перестройкой графика работы.

Руководитель может определить количество времени, требуемое для реализации внеочередного мероприятия, и сообщить об этом секретарю.

Практической работой по оперативной корректировке дневного плана работы занимается исключительно секретарь. Опытный секретарь самостоятельно определяет время, необходимое на проведение того или иного мероприятия.

Важнейшая задача секретаря - разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время. Упущенное время нельзя вернуть, возместить, сутки увеличить. Но секретарь должен помочь руководителю эффективно использовать его рабочий день. Поэтому задачи, стоящие перед секретарем, неотделимы от задач руководителя.

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Так как обязанность секретаря следить за исполнением этих планов, организовать или напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д., то и план рабочего дня секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. При организации своего рабочего времени секретарь исходит прежде всего из иерархии по важности и времени задач, стоящих перед руководителем.

Часть рабочего плана секретаря совершенно от него не зависит, так как связана с режимом работы руководителя - обслуживание совещания, прием посетителей, оформление документов для руководителя, их подписание и т.д.

Но в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, которую он должен выполнить: ежедневный утренний прием корреспонденции, ее обработка, ведение контрольной картотеки, раскладка документов в дела и т.д. Вот эти регулярно повторяющиеся ежедневно, еженедельно и ежемесячно виды работ и войдут в основу плана личной работы секретаря.

Составляя план конкретного рабочего дня, сначала записывают повторяющиеся мероприятия, например:

приведение в порядок рабочего места руководителя;

подготовка к работе своего рабочего места;

обработка поступивших факсов, электронной почты и другой корреспонденции;

просмотр контрольной картотеки;

доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана.

Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана рабочего дня руководителя. Например, руководитель проводит совещание в 1230, следовательно, у секретаря в плане будет стоять подготовка совещания (напоминания, размножение материалов, подготовка помещения), ведение протокола. Если руководитель должен уехать на совещание в 13ч., то у секретаря в плане будет стоять на 12*5 - напоминание руководителю, вызов машины, подготовка необходимых документов и т.д. В перечне работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д.

Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего дня секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.

В работе секретаря много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.

В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.

В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь по договоренности с ним может уйти только после того, как обеспечит руководителя всей необходимой информацией.

Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).

Вопрос 12. Примерная схема рабочего дня секретаря

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ
1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, «чтобы
привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и
руководителя), составить или уточнить план на предстоящий
день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и
зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения
руководителя.
4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный
секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию,
предварительно не проработав ее,должен выделять основную мысль путем подчеркивания
фломастером или марке ром.
5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания,
приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах
и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в
своем календаре-органайзере.
6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности
исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.
7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-
справочной работы.
8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на
текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен
сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие
записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность
мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря
по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись "в
15:00 быть на совещании", то у секретаря она будет выглядеть так: "14:20 -
напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы
подал машину не позднее 14:30".
10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим
исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение
всего дня).
12.Подшивка исполненных документов в дела.
13.Выполнение работ на компьютере.
14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.
ВТОРАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ
15.Продолжение работы с посетителями и на телефоне.
16.Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя
отработанные им документы.
18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.
19. Наметить мероприятия на следующий день.
КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ
20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о
необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием
делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).
21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня,
обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.
22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ
сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

Функции по документационному обеспечению управления;

Функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей .

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники

Приемная - это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь - референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность - в отдельных случаях - особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования .

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда .

Рассмотрим вариант организации рабочего места секретаря на примере образовательного учреждения (ОУ).

Приемная находится непосредственно перед кабинетом руководителя. Рабочее место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав ОУ, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность ОУ. Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе ОУ размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое - та информация, которая поможет посетителю составить представление об ОУ и скоротать время ожидания.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику :

Большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

Весьма насыщенный рабочий день;

Необходимость выполнять параллельно несколько работ;

Постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

Особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день. Поэтому, для рационального использования рабочего времени большое значение имеет планирование деятельности секретаря.

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя. Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников .

План рабочего дня секретаря (на примере ОУ).

8 30 - приход на работу

8 45 -просмотр входящей корреспонденции

9 00 -оперативное совещание при директоре (получение задания на день)

10 00 - работа с документами (подготовка писем, текущих документов)

12 00 -отправка исходящей документации (по факсу, e-mail, с курьером)

13 00 -обеденный перерыв

14 00 -работа с руководителем (подпись документов, подготовка проектов документов и т.д.)

16 00 -проверка выполнения плана работы на текущий день, внесение корректив, составление плана работы на следующий день, подготовка плана мероприятий для руководителя

В течение дня - ответы на телефонные звонки, прием посетителей, выполнение экстренных поручений руководителя

17 30 -завершение работы, выключение оргтехники, проверка окон, уборка документов на свои места.

Конечно, такое планирование является примерным, так как каждый день может вносить свои коррективы, но данного распорядка дня секретарь придерживается для рационального использования своего рабочего времени.

Распорядок рабочего дня секретаря-референта

Рабочий день секретаря-референта нельзя разложить по минутам, он не программируется, поскольку целиком зависит от ритма работы руководителя. Даже запланированные ранее дела нередко приходится откладывать из-за внезапно нахлынувших новых проблем. Кроме того, нередко складывается впечатление, что рабочий день у секретаря ненормированный из-за бесконечного наплыва дел. Однако решить много проблем и организовать минутку для отдыха поможет элементарное планирование. Пусть не всегда удастся следовать запланированному, но это организует.
Итак, основными условиями успешной деятельности секретаря-референта являются:
– планирование предстоящих дел;
– установление оптимального ритма труда;
– постепенно вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.
Планирование
Планировать можно один рабочий день, а можно сразу неделю. Планирование работы на месяц, квартал или год составить сложно, поскольку это слишком большой промежуток времени, а работа секретаря зависит от распорядка дня руководителя. Однако планировать заранее известные мероприятия не только можно, но и нужно даже за год.
Планирование личной работы охватывает распределение предстоящих дел в течение рабочего дня, недели, месяца. Для этого следует составлять план предстоящих работ с последующим уточнением заданий. Конкретная структура такого плана может быть самой различной, но суть его для всех форм общая: вместо того чтобы выполнять свои функции по памяти, следует заранее фиксировать все нужные дела в календаре или блокноте и распределить время так, чтобы успеть выполнить все запланированное. Перед тем, как начинать планирование работы, следует узнать планы руководителя и запланированные им мероприятия, ведь в первую очередь работа секретаря-референта заключается в помощи своему начальнику. После этого можно планировать свою собственную работу. Сначала необходимо выделить самые срочные и важные дела.
Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро. Если есть какая-то важная информация для руководителя, то сообщить ее нужно тоже с утра, в это же время следует напомнить обо всех мероприятиях, запланированных на день. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.
Текущую работу следует разделить на:
1. Срочную – к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).
2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.
3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.
4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.
Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, записки-напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.
Лучше всего вести эти записи в специальных блокнотах-еженедельниках. В них для каждого дня недели имеется часовая сетка, и предстоящие дела можно сразу записывать на определенный час. Можно делать это в любой записной книжке. На каждый день недели целесообразно отводить специальную страницу или несколько страниц, в которые заранее заносятся предстоящие дела, перечисляются виды и объемы работ. По мере приближения конкретного дня недели все это уточняется с учетом других дел.
При планировании дел на неделю и месяц можно составить экран работы – большой лист бумаги, расчерченный в виде таблицы по дням, куда вносятся все предстоящие дела. Значимым для планирования дел является использование цвета в качестве носителя информации: целесообразно использовать цветовой «семафор» при раскладке документов в папки различных цветов.
Однако в практике работы секретарей-референтов и их руководителей бывает очень много дел, по которым сразу невозможно, установить сроки исполнения. Часто приходится переносить дела с одного срока на другой. Имеются такие работы, которые требуют к себе внимания в течение долгого времени. Для планирования таких работ удобнее пользоваться картотечной системой.
Техника картотечной системы несложна. Каждый вопрос фиксируется на отдельной карточке.
В картотеке целесообразно иметь три отдела. Первый отдел включает в себя 31 разделитель, на выступах которых отмечаются числа дней месяца. За каждый разделитель кладутся карточки с делами, выполнение которых запланировано на соответствующее число месяца. Во второй отдел картотеки помещают карточки с теми делами, срок выполнения которых еще не определен. В этом отделе имеется четыре разделителя:
«неделя» – сюда помещаются карточки с делами, к решению которых нужно вернуться в течение недели;
«месяц», «квартал» и «будущее» – в каждый из этих разделов помещаются записи дел с соответствующим ориентировочным сроком выполнения.
В третьем отделе хранятся карточки исполнителей со всеми сведениями (домашний адрес, телефон, график работы и т. д.).
Ежедневно, придя на работу, секретарь просматривает все карточки, лежащие за разделителем с данным числом, и группирует их в предполагаемой последовательности выполнения. Вечером карточки с записями о выполненных делах откладываются в специальный конверт на хранение, а карточки с невыполненными делами располагаются по новым датам. Просматривая карточки второго отдела, надо пытаться определить конкретные даты выполнения и, если дата определенного задания приходится на текущий месяц, эту карточку нужно переставить на соответствующее число первого отдела. Третий отдел используется как справочный.
Недостатком описанных способов является то, что в них не планируется продолжительность рабочих операций. Действенным средством планирования личной работы с отражением продолжительности каждого намеченного дела являются графики дня и недели. Сначала в графики заносят те дела, время которых заранее строго определено: начало и конец рабочей смены, время поступления корреспонденции, проведения нарядов, совещаний, время обеда и т. д. Затем вписываются мероприятия, планируемые как регулярные.
Но в графике отражаются только постоянные дела. Большинство дел нерегулярного характера зафиксировать в нем невозможно. Поэтому графики ведутся в сочетании с картотечной системой или с записями заданий в блокнотах и записных книжках. При этом график является определяющим планом использования времени, организационной основой планирования рабочего дня.
При составлении графиков не следует разбивать время на слишком мелкие отрезки, так как без достаточного опыта трудно выдерживать их сложной производственной ситуации. Вполне достаточна разбивка времени на получасовые отрезки.
Обычно только вначале трудно планировать работу по графику. Когда же все основные моменты работы устоятся, график становится незаменимым и удобным средством систематизации действий и самодисциплины. В последнее время большую популярность приобрели личные творческие планы. Как правило, они разрабатываются на длительный период.
Для планирования рабочего дня можно использовать компьютер. Разнообразие программных разработок позволяет спланировать рабочий день наиболее рационально. В этом могут помочь календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook.
Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя: Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.
Вести записи предстоящих дел сразу же в правильной последовательности практически невозможно. Обычно эти записи ведутся в той последовательности, в какой возникают задания. Накануне этого дня или в самом его начале все записи внимательно пересматриваются, уточняются и против каждого вида работы проставляется порядковый номер выполнения.
Оптимальный ритм работы
В организме любого человека заложены своеобразные биологические часы. В зависимости от времени суток организм производит секрецию химических веществ, способствующих повышению настроения, бодрости, умственной работоспособности или сонливости. Важно установить свой распорядок дня с учетом этих биоритмов.
Начиная с 6 утра организм человека начинает вырабатывать гормон пробуждения, кортизол. Чем раньше вы проснетесь, тем лучше будет ваше настроение и самочувствие весь день.
7.00 – 8.00. – Это лучшее время для завтрака. Обмен веществ повышается, питательные вещества легко усваиваются, а кишечник стремится очиститься от результатов ночной деятельности.
9.00–10.00. – Это время для планирования дел на весь день, этот час наиболее эффективен для организационных моментов.
10.00–12.00. – Это наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий. Это время бодрости, размышлений и вдохновения.
12.00–13.00. – В этот период организму требуется питание, поэтому лучше всего дать себе небольшой отдых и перекусить. Неслучайно именно на это время в большинстве организаций приходится обеденный перерыв.
13.00–14.00. – После обеда активность снижается, появляется желание поспать или посидеть в тишине. На это время лучше всего запланировать простую механическую работу.
14.00–17.00. – В это время умственная деятельность опять активизируется, поэтому важные дела можно планировать и на вторую половину рабочего дня. Однако следует помнить, что после 17 часов работоспособность начинает неуклонно падать. Если вы привыкли оставаться на работе сверхурочно, то постарайтесь закончить работу с документами до этого времени. После 17 часов можно привести в порядок папки, подготовить свое рабочее место к завтрашнему дню или выполнить какую-либо другую нужную, но не требующую напряженного умственного труда.
17.00–19.00. – Время прогулок, посещения магазинов, приготовления ужина. Одним словом, это время, когда вы предоставлены себе и своей семье. Позаботьтесь о близких вам людям.
В 19 часов наступает время ужина.
20.00–21.00. – Именно в это время начинается период сонливости, который будет повторяться каждые два часа. Если вы хотите сбросить лишние килограммы, то время около 21 часа – идеальное время для занятий спортом.
22.00 – 1.00. – Эта период, который является началом восстановления организма после трудного дня. Именно это время сна считается целебным для всего организма. Старайтесь ложиться пораньше хотя бы 2 раза в неделю.
Старайтесь прислушиваться к своим биологическим часам – они подскажут вам, как наиболее рационально распределить все дела, которые необходимо выполнить за день, чтобы все успевать и не чувствовать усталости.
Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник – самый тяжелый день, поскольку он следует после выходных и включиться в работу с самого утра достаточно трудно.
Вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.
Большую часть времени секретарь проводит за компьютером, что неблагоприятно сказывается на зрении, поэтому врачи рекомендуют чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.
Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам необходимо дополнительное время очень часто, значит, вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок или выполняете слишком большой объем работы.
Но порой случается, что у секретаря нет работы. В такие моменты просто постарайтесь выглядеть деловой, неважно – заняты вы или нет. Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть. Приведите в порядок папки, проверьте ежедневник, может быть через неделю у вас запланирована работа, часть которой можно выполнить сегодня.
Примерная схема рабочего дня секретаря.
При общей продолжительности рабочей недели 36 часов в пятидневной рабочей неделе рабочий день секретаря-референта должен составлять 7 часов 15 минут. По действующему законодательству сотрудникам выделяется перерыв в 1 час, который должен предоставляться не позднее, чем через 4 часа после начала работы.
Проведение физкультурных пауз в 5 – 10 минут за 1,5 часа до обеда и за 1–1,5 часа до окончания работы благотворно повлияет на повышение производительности труда и улучшение рабочей атмосферы в помещении.
Первая половина рабочего дня:
1. Прийти на работу за 15 минут до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.
2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.
5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.
6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.
7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.
8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаря она будет выглядеть так: «14:20 – напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30».

3. Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;

4. Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу. 2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ

2.1 ПЛАНИРОВАНИЕ

Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день «с места и в карьер». Секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив наиболее срочные и важные дела.

Необходимо свой день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий.

2.2 ОПТИМАЛЬНЫЙ РИТМ РАБОТЫ

Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и от времени суток. При планировании работы секретаря наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий – с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.

Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. В этот день не стоит начинать важные дела. Не даром есть поговорка «Понедельник – день тяжелый»! Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.

Вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела назначают на середину недели.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам постоянно необходимо дополнительное время, то, как правило, это означает, что вы не смогли организовать свой день.

Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего для секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.

2.3 ПРИМЕРНАЯ СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ

1. Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подборка в соответствии с планом нужных документов и дел.

3. Рассортировка и регистрация полученной корреспонденции.

4. Подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям не сложных документов.

5. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.

6. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

7. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий не текущий день и на следующий.

8. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

9. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

10. Подшивка исполненных документов в дела.

11. Выполнение работ на компьютере

12. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ

13. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

14. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

15. Уведомление руководителя об исполненных документах.

16. Обработка и отправка исходящих документов адресатам.

17. Наметить мероприятия на следующий день.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ

18. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).

19. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня – обеспечение его всей необходимой информацией, материалами.

20. Приведение в порядок своего рабочего места.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

1. Составление плана на день;

2. Сортировка дел по важности;

3. Фиксирование важной информации, т.к. память – не самый верный друг;

4. Не заниматься одновременно несколькими делами сразу;

5. Не доделав одно дела, не приниматься за другое.

Четкая организация работы поможет быстрее и лучше ориентироваться в делах, а, следовательно, повысить свою компетентность. Это неизбежно приведет к повышению не только авторитета у коллег, но и собственной самооценки. Мои жизненные наблюдения показывают, что человек с достаточно высокой самооценкой намного лучше и быстрее справляется с работой, чем человек с недостаточной самооценкой.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. ШЕЙНОВ В.П. СЕКРЕТАРЬ: СЕКРЕТЫ ПРОФЕССИИ. - М.: ОСЬ-89, 2002 – 208с.

2. ВЕСЕЛОВ П.В. ВЫ – СЕКРЕТАРЬ. – М.: ИЗДАТЕЛЬСТВО СТАНДАРТОВ, 1993. – 120с.

3. ХАРРИСОН ДЖ. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ УЧРЕЖДЕНИЯ. – М.: ЭКОНОМИКА, 1985. – 120с.

4. КУЗЕНЦОВА Т.В. СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО. – М.: ЗАО «БИЗЕНС-ШКОЛА «ИНТЕЛ-СИНТЕЗ», 1998. – 288с.

5. ИЛЬЕНКОВА С.Д., КУЗЕНЦОВ В.И. МЕНЕДЖМЕНТ. – М.: МОСКОВСКИЙ МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМЕТРИКИ, ИНФОРМАТИКИ, ФИНАНСОВ И ПРАВА, 2002 – 77с.